GESTIRE LE CANCELLAZIONI


E' importante prevedere l’utilizzo della procedura di cancellazione (detta anche unsubscribe, disiscrizione o opt-out) standard di MailUp, per evitare errori manuali che comporteranno conseguenze anche gravi:

1. A livello di privacy (non rispetto della volontà dell’utente, eventuali rilevanze legali);
2. A livello di immagine (disservizi, scarsa organizzazione, evidenza di gestione manuale);
3. A livello di reputazione (passaparola negativo, sia offline che peggio online);
4. A livello di deliverability (gli utenti che hanno difficoltà nel cancellarsi cliccheranno su SPAM/JUNK/BLOCCA MITTENTE: se sono diversi a fare questa operazione, si rischia che il vostro messaggio finisca nella cartella “Posta Indesiderata” di default per tutti, creando un danno difficilmente recuperabile, oppure si rivolgeranno a black list internazionali);
5. A livello di organizzazione e tempo perso (possibile ricezione di una lamentela, da gestire manualmente da parte del titolare del trattamento dei dati);
6. A livello di reputazione del dominio del mittente: lamentele registrate sui più diffusi portali, vengono spesso riportate in enti centrali (es. Senderscore, Goodmail, Habeas, CSA, SuretyMail) che le aggregano e forniscono poi stime agli ISP (es. Libero, Gmail, Hotmail, Virgilio…) per valutare la reputazione, e quindi la probabilità di blocco per spam, del mittente.

PERCHE' NON USARE UN FORM DOVE REINSERIRE L’EMAIL PER CANCELLARSI


Teniamo conto che un utente riceve spesso, sulla sua casella, email che arrivano su differenti alias (mediamente ognuno ha 2-3 indirizzi email), per cui di fronte alla richiesta di inserire l’email da rimuovere, potrebbe anche avere delle difficoltà sapere e quindi ad inserire quella usata per iscriversi alla vostra newsletter. Se inserisce un'email errata (vuoi anche per un errore di battitura, l'email corretta continuerà ad essere iscritta e a ricevere messaggi, con conseguente ira del destinatario che la seconda volta utilizzerà mezzi più bruschi per cancellarsi, tra questi la segnalazione ad una blacklist internazionale come Spamcop, ad esempio, che rischia di compromettere la consegna di tutti i messaggi a tutti i destinatari).

• Se invece inserisce un indirizzo errato, che casualmente è però quello di una terza persona, quest'ultima verrà cancellata a sua insaputa.
• Inoltre nel caso il vostro sito web fosse temporaneamente non disponibile, l’utente non avrebbe modo di cancellarsi, ricadendo dunque nei 6 problemi sopra.
• Un concorrente inoltre potrebbe sfruttare questo form per cancellare fraudolentemente gli indirizzi di vostri clienti, o di clienti comuni.
• Infine potrebbe esserci un disallineamento dei database, in quanto i disiscritti attraverso il form web non saranno mai in linea con quelli di MailUp. MailUp infatti disiscrive automaticamente tutti gli utenti che, ricevuto un messaggio su Hotmail, Yahoo!, AOL, ecc, e trovando difficoltoso o non veloce disiscriversi con il sistema proposto (form online), preferiscono non perdere tempo e cliccare sul bottone JUNK/SPAM. Se il numero di utenti che compiono questa operazione cresce, nel tempo tutti i messaggi inviati su quel portale verranno recapitati direttamente nella cartella dello spam o della Posta Indesiderata. Se si tratta di Hotmail, la cosa diventa ancora più critica perchè le regole di filtraggio antispam vengono poi periodiamente trasferite su Outlook, che uno dei client di posta più diffusi. MailUp, grazie ad un accordo con i principali ISP internazionali e nazionali, riceve automaticamente queste lamentele (chiamate in gergo feedback loops o FBL) e provvede a disiscrivere automaticamente questi utenti: evitando di inviare loro ulteriori messaggi, si mantiene elevata la propria reputazione e si riduce il rischio di essere scambiati per spammer.

   


PERCHE' NON USARE UN LINK MAILTO: PER FAR CANCELLARE UN UTENTE

Se l’email viene bloccata da filtri antispam, o se l’utente ha difficoltà ad spedire (es. connessione via web mail non particolarmente veloce), o se la casella del destinatario ha qualche problema temporaneo, o banalmente l’email di richiesta cancellazione non viene correttamente processata per un errore umano, o perchè non arriva, l’utente continuerà a ricevere i messaggi, ricadendo nei 6 problemi sopra.
Inoltre a causa degli alias, l'email che ci arriva potrebbe provenire da un indirizzo diverso da quello iscritto.
La procedura di MailUp, oltre ad essere più sicura, può inviare in automatico un’email all’amministratore per ogni utente che si cancella! Basta impostare quale, nelle Impostazioni della Lista. L'effetto è il medesimo, ma la sicurezza è garantita.
   


PERCHE' NON USARE LA MODALITA': "RISPONDI A QUESTO MESSAGGIO CON OGGETTO REMOVE"

Se l’email di cancellazione viene bloccata da filtri antispam, o se l’utente ha difficoltà ad inviare un messaggio, o ha una connessione lenta, o semplicemente non vuole perdere tempo, o se la casella del destinatario ha qualche problema temporaneo, o banalmente l’email di richiesta cancellazione non arriva o non viene correttamente processata per un errore umano, l’utente continuerà a ricevere i messaggi, ricadendo nei 6 problemi sopra.
Inoltre a causa degli alias, l'email che ci arriva potrebbe provenire da un indirizzo diverso da quello iscritto.
La procedura di MailUp, oltre ad essere più sicura, può inviare in automatico un’email all’amministratore per ogni utente che si cancella! Basta impostare quale, nelle Impostazioni della Lista.
   
 

LA SOLUZIONE

Inviamo diversi milioni di email ogni giorno, per oltre 1000 aziende. Abbiamo quindi una certa esperienza in merito. Il nostro vivissimo suggerimento, per evitare queste casistiche e problemi, è di utilizzare la procedura di opt-out (singolo o doppio) disponibile in MailUp. Quando l’utente clicca su link di cancellazione, viene messo in blacklist (ELENCO DISISCRITTI, differente per ogni diversa LISTA) e non c’è alcun rischio di fare errori. Inoltre MailUp può contestualmente chiamare una vostra procedura di cancellazione (Post-Operation), per rimuovere l’indirizzo in tempo reale anche dai vostri database, o inviarvi per email una notifica automatica con i dettagli del disiscritto. Oppure è possibile esportare periodicamente in excel l’elenco dei disiscritti, per aggiornare manualmente database esterni. O ancora ricevere via batch FTP l'elenco dei disiscritti ogni notte. Nel dettaglio, questi sono i vantaggi di utilizzare la procedura di unsubscribe di MailUp:

• l'utente viene cancellato con certezza;
• vengono processati anche i feedback loop ("segnalazione abusi": utenti che cliccano sul bottone Junk/Spam su Hotmail, Yahoo!, AOL... e che vengono automaticamente disiscritti in MailUp)
• si è certi che l'utente non verrà più ricaricato per errore;
• l'elenco dei cancellati è sempre a disposizione e consultabile andando sul menu UTENTI/ DISISCRITTI;
• l'elenco dei cancellati è sempre esportabile in excel, andando nel menu ESPORTAZIONE;
• è possibile ricevere una notifica via email, api o ftp per ogni utente che si cancella;
• è possibile chiamare in automatico una procedura esterna per disiscrivere l'utente da altri database;
• è possibile gestire la cancellazione da diverse liste, in modo indipendente (si cancella da un tipo di comunicazioni (lista) ma non dagli altri (altre liste));
• è possibile fornire la cancellazione multipla, evidenziando all'utente che clicca sul link di cancellazione, a quali liste è iscritto, dandogli la possibilità di cancellarsi da tutte o solo da alcune (è sufficiente scegliere nelle Impostazioni della Lista, la modalità DOPPIO OPT-OUT STANDARD, e quindi scegliere le liste che si intende mostrare all'utente);

Ricordo che, nel caricare un elenco, avete inoltre la possibilità di:

• Caricare l'elenco dei disiscritti;
• Caricare l'elenco con rimozione automatica degli utenti in blacklist;
• Caricare l'elenco forzando l'iscrizione anche se ci sono utenti in blacklist.
• E' inoltre possibile personalizzare le pagine di dialogo, nel menu Impostazioni, per evitare che il logo MailUp appaia in alcuna area (per chi ha sottoscritto l’OPZIONE NO LOGO MAILUP).

   
   
COME FARE

La procedura di cancellazione di MailUp è già attiva in modo predefinito!
Se è stato cancellato per errore in MODIFICA FOOTER (piè di pagina) del messaggio, si può reinserire facilmente: nell’editor per la modifica del messaggio, selezionare la parola che scatenerà la cancellazione e cliccare sul bottoncino Uns: si che creerà un link dinamico
http://[unsubscribe]/
che verrà modificato automaticamente in fase di invio. Si consiglia di spedirsi un messaggio e provare a cancellarsi, per appurare il corretto funzionamento della procedura.
   
   

PERSONALIZZAZIONI

Sono tutte disponibili nel menu IMPOSTAZIONI.
Ci sono due modalità di cancellazione: OPT-OUT SINGOLO e OPT-OUT DOPPIO STANDARD o OPT-OUT DOPPIO PERSONALIZZATO.

E' una proprietà della singola lista, e si può scegliere facendo MODIFICA LISTE:

• OPT-OUT SINGOLO: UN SOLO CLIC PER CANCELLARSI
  Una volta cliccato il link di cancellazione, si apre la PAGINA MESSAGGI visualizzando il messaggio impostato nella posizione dove si trova [msg]. Il messaggio è ovviamente personalizzabile in tutto.

• OPT-OUT DOPPIO PERSONALIZZATO: DUE CLIC PER CANCELLARSI
  Una volta cliccato, si apre la PAGINA CONFERMA OPT-OUT, in cui l’utente è invitato a cliccare una seconda volta, per confermare la volontà di cancellarsi. Una volta cliccato si apre la PAGINA MESSAGGI visualizzando il messaggio impostato nella posizione dove si trova [msg]. Il messaggio è ovviamente personalizzabile in tutto, nel menu Impostazioni.

• OPT-OUT DOPPIO STANDARD:
  Permette all’utente di vedere in quali liste è iscritto, in modo da cancellarsi da una sola o da tutte. In questa pagina è anche possibile iscriversi a liste diverse, quindi può essere utile per non perdere del tutto iscritti, ad esempio dando la possibilità di iscriversi ad una lista che ha una periodicità inferiore. La pagina non personalizzabile graficamente, è però possibile personalizzare il nome di ogni lista e la relativa descrizione

L'utente viene quindi spostato nell’ELENCO DISISCRITTI. Per ulteriori dettagli vedere questa pagina:
http://assistenza.mailup.it/KB/a132/gestire-le-diverse-modalit-di-disiscrizione.aspx
   
 
CI SONO ALTRE OPZIONI CHE POSSONO SERVIRE:

Se impostato in MODIFICA LISTE, viene anche inviato il MESSAGGIO AI DISISCRITTI.
Se impostato in MODIFICA LISTE, viene inviata un’email all’amministratore con i dettagli di chi si cancella.
Se comunicato al supporto MailUp, può essere chiamata una procedura esterna del cliente per scatenare la disiscrizione in tempo reale anche su altri database esterni a MailUp
Se comunicato al supporto MailUp, può essere salvato in uno spazio FTP del cliente un file CSV contenente l’elenco dei disiscritti.
 

IMPORTANTE:

Dopo ogni modifica, fare una prova di cancellazione, per assicurarsi che funzioni il processo. Un errore tipico è quello di utilizzare la modalità OPT-OUT DOPPIO PERSONALIZZATO, andando però a cancellare il link per confermare la cancellazione nella pagina PAGINA CONFERMA OPT-OUT del menu Impostazioni.